Todas as orientações foram retiradas do Manual de Extensão Universitária da UFBA. Para consultá-lo e obter mais informações acerca da Extensão em nossa Universidade clique no botão abaixo.
ORIENTAÇÕES
O proponente é também o Coordenador de Ação de Extensão, que é o responsável institucional pelo cumprimento dos objetivos da ação e pela condução dos procedimentos necessários à consecução do plano de trabalho. Podem ser Coordenadores de Ação de Extensão docentes e servidores técnico-administrativos do quadro permanente da UFBA, na medida em que possuam formação superior relacionada à área de conhecimento da ação proposta. Contudo, há três situações nas quais a coordenação da ação de extensão deve recair apenas sobre professores do quadro permanente: (1) Cursos de pós-graduação lato sensu; (2) ACCS, visto que as mesmas, ao mesmo tempo em que são uma ação de extensão, são também componentes curriculares de cursos de graduação e pós-graduação e, portanto, sua oferta é de responsabilidade privativa do corpo docente; (3) Programas e projetos de extensão vinculados à concessão de bolsa de iniciação à extensão universitária (e.g., propostas submetidas ao PIBIEX e a outros editais com bolsas para estudantes), visto que a legislação sobre bolsas de extensão exige que a coordenação dessas ações recaia sobre docentes em efetivo exercício. Professores aposentados podem atuar em ações de extensão universitária da UFBA como participantes, na medida em que participem do PROIEX — Programa Especial de Reintegração de Professores Aposentados nas Atividades de Extensão da UFBA.
Imagem: Manual de Extensão Universitária da UFBA
Principais etapas do fluxo de ações do Coordenador de Ação que estão relacionadas a seu registro. Aqui é apresentado apenas o fluxo acadêmico: não estão incluídos os passos relacionados com execução financeira e estabelecimento de contratos ou convênios. Na fase de registro, o Coordenador cadastra a ação no SIATEX, que automaticamente a encaminha ao Dirigente para que a paute na reunião do órgão colegiado competente e informe sua aprovação, que então é automaticamente encaminhada para conferência e registro pela PROEXT. Após o registro, ocorre a fase de implementação da proposta aprovada. A finalização da ação depende de que o Coordenador inclua o relatório final no SIATEX, que o encaminha ao Dirigente para aprovação no órgão colegiado competente e em seguida para finalização pela PROEXT. O Coordenador deve reformular a proposta e o relatório caso assim seja exigido pelo órgão colegiado (setas laranjas). O texto à direita, em verde, indica onde pode ser encontrado o detalhamento de cada etapa.
O Coordenador de Ação de Extensão tem responsabilidades associadas aos processos de registro, implementação e finalização da ação.
Registro da ação de extensão: O registro da ação pela PROEXT é o ato administrativo que lhe confere o reconhecimento institucional pela UFBA. O registro pela PROEXT só pode ser realizado após a apreciação e aprovação da proposta pelo órgão colegiado competente. O sistema informatizado utilizado pela UFBA para a tramitação do registro de ações de extensão é o SIATEX. Desse modo, o Coordenador de Ação de Extensão deve, para obter o registro da ação, cadastrá-la no SIATEX indicando o órgão colegiado de aprovação. É importante notar que a criação desse cadastro e consequente geração do número SIATEX não constitui registro: o registro é ação da PROEXT, que só ocorre após a aprovação da proposta pelo órgão competente. O Coordenador pode acompanhar a situação da proposta acessando o SIATEX.
Implementação da ação de extensão: A implementação representa a fase de execução da ação de extensão de acordo com a proposta aprovada na instância competente. O Coordenador da Ação é o responsável institucional pelo cumprimento dos objetivos estabelecidos na proposta e pela condução dos procedimentos necessários à sua consecução. Caso haja necessidade de alteração do Coordenador da Ação durante sua execução, a mesma deverá ser aprovada pela instância competente e informada à PROEXT. O Coordenador pode utilizar as funcionalidades do módulo de relatório do SIATEX para permitir inscrição externa na ação de extensão (inscrição de estudantes em um curso ou de ouvintes em um evento, por exemplo). Com esse módulo, o próprio interessado acessa o sistema pela internet e, usando uma senha disponibilizada pelo Coordenador, realiza sua inscrição dentro do prazo estipulado. Os dados das inscrições realizadas desse modo ficam disponíveis para o processo de certificação. No caso de eventos de extensão com demandas mais complexas de gerenciamento informatizado, o Coordenador pode utilizar o sistema GERE (Gerência de Eventos) da Superintendência de Tecnologia da Informação (STI) da UFBA, que também permite a certificação digital dos participantes.
Finalização da ação de extensão: Ao final da ação, seu Coordenador deve submeter o relatório final à apreciação do órgão colegiado no qual foi aprovada usando o SIATEX. A finalização do processo que gerou a ação de extensão só será realizada pela PROEXT após a aprovação do relatório final por esse órgão. Até esse momento, o Coordenador continuará respondendo pela ação de extensão, mesmo que as atividades previstas no plano de trabalho tenham sido concluídas. Coordenadores que não apresentarem os relatórios finais serão considerados inadimplentes e sua ação como coordenador de uma nova ação não deverá ser aceita pelo órgão colegiado competente e pela PROEXT até que seja sanada a inadimplência.